Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

1.    Informacja o Administratorze danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest MULTICHEM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Luboniu, kod pocztowy 62-030 Luboń, ul. Przemysłowa 2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000104551, NIP 7791548062, REGON: 630765083 [dalej jako: „My” lub „Spółka”.

2.    Kontakt: 

Może się Pani/Pan kontaktować z nami korespondencyjnie kierując korespondencję na adres: ul. Przemysłowa 2, 62-030 Luboń lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: admin@multichem.pl. 

3.    Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania:

W ramach prowadzonej korespondencji mailowej, co do zasady, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w następujących celach, w zależności od stosownego przypadku:

1)    udzielenia odpowiedzi na Pani/Pana wiadomość na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. - dalej jako „RODO”),
2)    przedstawienia oferty w związku z Pani/Pana zapytaniem na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
3)    kontynuowania i wykonywania w sposób właściwy stosunków umownych łączących Spółkę z Panią/Panem na podstawie niezbędności do wykonania umowy, której Pani/Pan jest stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),  
4)    kontynuowania i wykonywania w sposób właściwy stosunków umownych łączących Spółkę z podmiotami, z którymi łączy Panią/Pana stosunek pracy lub z którym Pani/Pan współpracuje lub z podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje lub występuje w organach tych podmiotów - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),  
5)    nawiązania lub zachowania relacji biznesowych pomiędzy Spółką, a Panią/Panem albo podmiotami, które Pani/Pan reprezentuje lub występuje w organach tych podmiotów - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
6)    w sytuacji, gdy przetwarzanie Pani/Pana danych jest wymagane przez przepisy prawa przetwarzamy wówczas dane na podstawie niezbędności do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
7)    przechowywania danych dla zapewnienia rozliczalności (w tym wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa) na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
8)    ustalenia, ochrony i dochodzenia roszczeń - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
9)    przechowywania danych dla celów statystycznych - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.    Informacja o odbiorcach Pani/Pana danych osobowych:

W stosownych przypadkach możemy przekazywać dane:
•    osobom upoważnionym przez nas, naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki, 
•    podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy niektóre zadania, np. firmom zajmującym się obsługą naszych systemów teleinformatycznych lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne, firmom dostarczającym nam przestrzeń serwerową, firmom świadczącym na naszą rzecz usługi doradcze.
•    podmiotom publicznym, jeżeli będzie to wynikało z obowiązku nałożonego przez przepisy prawa.

5.    Skąd pozyskaliśmy Pani/Pana dane?

Dane osobowe, które przetwarzamy, pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje, z którym współpracuje lub z którym łączy Panią/Pana stosunek pracy. W niektórych sytuacjach mogliśmy pozyskać te dane z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności z ogólnodostępnych rejestrów np. CEIDG lub KRS.

6.    Kategorie odnośnych danych:

W ramach prowadzonej korespondencji mailowej dysponujemy co do zasady takimi kategoriami danych osobowych jak dane kontaktowe, tj. adres e-mail, numer telefonu, w niektórych sytuacjach będą to również dane identyfikacyjne (jak np. imię i nazwisko, stanowisko). Kategorie przetwarzanych danych osobowych dodatkowo zależeć będą od sprawy, w której toczyć się będzie między Panią/Panem a Spółką korespondencja mailowa. 

7.    Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia z Panią/Panem korespondencji na dany temat, a po tym czasie przez okres wymagany obowiązkami nałożonymi na nas przepisami prawa, z zastrzeżeniem kwestii dotyczących roszczeń, jakie mogą być podnoszone wobec nas i jakie mogą przysługiwać nam wobec Pani/Pana, związanych z podanymi powyżej celami. 

8.    Przysługujące Pani/Panu prawa:

W związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, przysługują Pani/Panu, w graniach określonych w przepisach prawa, w stosownych przypadkach następujące prawa:

a)    dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych,
b)    żądania usunięcia danych osobowych z wyjątkiem sytuacji, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku ciążącego na nas oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przez nas,
c)    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów,
d)    wniesienia skargi do organu nadzorczego ochrony danych osobowych – w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa.

9.    Informacja o dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla prowadzenia korespondencji mailowej między Panią/Panem a Spółką. 

10.    Informacja dotycząca przekazywania Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich:

W ramach korzystania przez nas z usług Microsoft 365, w tym usługi poczty elektronicznej, może dochodzić do przekazywania danych do USA. Podstawą prawną przekazywania danych osobowych do USA w takim przypadku jest udział Microsoft Corporation w programie „Ram ochrony danych UE-USA.” Zwracamy uwagę, że firma Microsoft Corporation również może przekazywać dane do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w związku z korzystaniem z usług tych podmiotów. W przypadku korzystania przez Microsoft Corporation z usług podmiotów z krajów, które podlegają decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony zgodnie z europejskim prawodawstwem dotyczącym ochrony danych podstawę przekazywania danych do Państwa trzeciego stanowi taka decyzja. W przypadku zaś podmiotów z krajów, które nie podlegają decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony - podstawę przekazywania danych do Państwa trzeciego przez Microsoft Corporation stanowią stosowne standardowe klauzule umowne zgodne z decyzją Komisji Europejskiej.

Możemy również przekazywać Twoje dane osobowe do spółki Global Trading Inc, z siedzibą na Barbadosie, która jest udziałowcem naszej Spółki, a która może uczestniczyć w podejmowaniu ważniejszych decyzji dotyczących prowadzenia naszej działalności. Podstawę przekazywania danych do Global Trading Inc stanowią stosowne standardowe klauzule umowne zgodne z decyzją Komisji Europejskiej.

W ramach korzystania przez nas z narzędzia Veeam służącego do tworzenia kopii zapasowych, może również dochodzić do przekazywania danych osobowych do USA. Podstawę przekazywania danych do Veeam Software Group stanowią stosowne standardowe klauzule umowne zgodne z decyzją Komisji Europejskiej.

Masz prawo uzyskania od nas kopii ww. standardowych klauzul umownych.

11.     Informacja dotycząca profilowania:

Na podstawie zgromadzonych danych osobowych nie będziemy podejmowali zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.